Las tablas de retención facilitarán la conformación del expediente en Archivo de Gestión, evitando la aparición de fondos acumulados. Este instrumento permitirá controlar el volumen documental.
Su elaboración se fundamenta en la estructura orgánico funcional vigente, la cual define la cantidad de TRD requeridas, una vez definido esto, se indica el tiempo de ejecución. Para empresas públicas y privadas con funciones públicas, se garantiza el proceso de convalidación, el cual se debe llevar a cabo antes los Consejos Departamentales de Archivo o el Archivo General de la Nación según sea el caso.